Ogłoszenie o konkursie na stanowisko samodzielnego referenta/referentki ds. sekretariatu

INSTYTUCJA: Instytut Kultur Śródziemnomorskich i Orientalnych Polskiej Akademii Nauk
MIASTO: Warszawa
STANOWISKO: samodzielny referent/referentka ds. sekretariatu
WYMIAR ETATU: 1 etat (umowa o pracę)
CHARAKTER PRACY: stacjonarna
LOKALIZACJA PRACY: Pałac Staszica, ul. Nowy Świat 72, 00-330 Warszawa
DATA OGŁOSZENIA: 6 maja 2026 r.
TERMIN SKŁADANIA OFERT: 5 czerwca 2026 r.
PRZEWIDYWANY TERMIN ROZMOWY KWALIFIKACYJNEJ: 9 czerwca 2026 r. od godz. 10:00
PRZEWIDYWANY TERMIN ROZPOCZĘCIA PRACY: 15 czerwca 2026 r.
WYNAGRODZENIE ZASADNICZE: od 4806 zł do 5200 zł brutto
PODSTAWA WYLICZENIA WYNAGRODZENIA: Regulamin wynagradzania w Instytucie Kultur Śródziemnomorskich i Orientalnych Polskiej Akademii Nauk
LINK DO STRONY: www.iksiopan.pl

Zakres obowiązków:

• prowadzenie spraw związanych z zamówieniami publicznymi,
• prowadzenie spraw związanych z wynajmem mieszkań służbowych Instytutu,
• obsługa administracyjna Rady Naukowej we współpracy z Sekretarzem Rady,
• prowadzenie spraw związanych z nadawaniem stopni i tytułu naukowego,
• obsługa organizacyjna posiedzeń, szkoleń i zebrań Instytutu,
• udział w sprawozdawczości i planistyce Instytutu,
• przygotowywanie projektów pism i wewnętrznych aktów prawnych Instytutu,
• kontrolowanie spójności aktów prawnych dot. Instytutu,
• prowadzenie spraw związanych z IT (we współpracy z Administratorem IT),
• archiwizacja dzieł powstałych w ramach umów o dzieło,
• obsługa skrzynki ePUAP i eDoręczeń,
• prowadzenie sekretariatu w czasie nieobecności pracownika sekretariatu,
• wsparcie sekretariatu Instytutu w bieżącej pracy,
• wsparcie pozostałych działów Instytutu w bieżącej pracy,
• przygotowywanie i przekazywanie dokumentów do archiwum,
• prowadzenie rejestru sprzętów informatycznych instytutu,
• inne zadania zlecone przez dyrekcję Instytutu.

Wymagania:

• wykształcenie średnie, mile widziane wykształcenie wyższe licencjackie lub magisterskie w zakresie nauk humanistycznych lub społecznych,
• minimum 3-letni staż pracy,
• doświadczenie w pracy biurowej i administracyjnej,
• biegła obsługa komputera w zakresie korzystania z narzędzi pakietu Office,
• znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym (B2),
• doskonała organizacja pracy,
• umiejętność pracy pod presją czasu,
• umiejętność określania priorytetów w realizacji zadań,
• komunikatywność, skrupulatność, samodzielność, rzetelność i odpowiedzialność.

Oferujemy:

• zatrudnienie w prestiżowej instytucji naukowej na podstawie umowy o pracy,
• pakiet socjalny (dofinansowanie do wypoczynku),
• możliwość rozwoju zawodowego,
• brak dress code’u,
• atrakcyjną lokalizację miejsca pracy (Pałac Staszica w centrum Warszawy).

Wymagane dokumenty: 

• List motywacyjny,
• Życiorys (CV),
• Oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych (wzór do pobrania TUTAJ).

Termin i miejsce składania dokumentów:

Prosimy o przesyłanie dokumentów do dnia 5 czerwca 2026 r. na adres z dopiskiem: „Praca – sekretariat”. Kandydaci przystępujący do konkursu powinni dostarczyć wymagane dokumenty w formacie *.pdf.

Informujemy, że odpowiemy jedynie na wybrane ogłoszenia.

Pałac Staszica, w którym znajduje się siedziba Instytutu, to budynek o utrudnionym dostępie dla osób z niepełnosprawnością.